Перевірка електронної пошти

Відео: Програма для перевірки Email адрес + Завантажити

Відео: Відеоуроки по Android. Урок 29. Електронна пошта

Фото: Rancz Andrei / Rusmediabank.ru

Перевірка електронної пошти - особливості роботи з електронною поштою для підвищення ефективності і зниження витрат часу.

зміст 1 актуальність 2 правило 1 3 правило 2 4 правило 3 5 правило 4 6 Що ще важливо 7 Див. також

актуальність

фахівці з тайм-менеджменту підрахували, що співробітники витрачають на пошту близько 12-13 годин на тиждень. Це півтора дня з п`яти робітників. Чи треба говорити, що це дуже багато. Адже робота з поштою є безпосереднім обов`язком лише вузького кола працівників, наприклад, секретарів. У всіх інших електронна пошта є лише інструментом роботи, а продуктивність і ефективність полягають зовсім в іншому. Як раціонально працювати з поштою?

правило 1

Ранкова перевірка пошти не повинна перевищувати 2 хвилин

Будь-який фахівець по ефективності скаже, що ранок - не найкращий час для перевірки пошти. Практично у кожного працівника є більш важливі справи, ніж перевірка пошти, а починати день, як відомо, потрібно з пріоритетних питань. Разом з тим, пошту теж не варто ігнорувати, оскільки від вказівок керівництва і замовників залежить побудова роботи і план роботи на день. Тому заведіть таймер на 2 хвилини і рівно стільки відведіть на перегляд пошти. Так ви заспокоїтеся, що нічого термінового в пошті вас не чекає, і зможете зайнятися більш важливими справами.

правило 2

Резервування часу на розбір пошти

Щоб пошта не забирала робочий час "абияк", Потрібно зарезервувати для неї час протягом робочого дня. Фахівці радять для цього "два часу". З поштою працює те ж саме правило, що і з іншими справами. Раз вже почали працювати з листами - не треба відволікатися ні на що інше. це заощадить вам час (Не доведеться потім знову перечитувати той же лист, щоб відповісти) і сили (перемикання уваги з справи на справу вимагає великих витрат сил, підвищує стомлюваність). До того ж, не треба плекати ілюзій щодо того, що перевірка пошти - це всього 10 хвилин. Насправді уточнення і написання відповідей можуть зайняти півгодини, а то й більше. Так що треба раціонально оцінювати витрати часу на цю справу.

правило 3

Сортування пошти

Відео: Як відкрити свою поштову скриньку

Щоб з листами було легко працювати не тільки в день їх приходу, а й потім, не буде зайвим завести тематичні папки, які відносяться до тих чи інших проектів. Так буде набагато легше шукати інформацію в листах. Тому не полінуйтеся зробити пару папок на найважливіші проекти. Це хвилинна справа, а часу збереже чимало.

правило 4

чистка ящика

Ще один інструмент ефектною роботи з поштою - це регулярне чищення поштової скриньки, щоб його не засмічували зайві листи, спам і повідомлення. Непотрібні листи найкраще видаляти відразу, позначивши галочками і зробивши один клік. Якщо листи потрібні, відправте їх в архів. під "що входять" їх не буде, а значить, вони не будуть муляти вам очі і відволікати від роботи.

Що ще важливо

• Якщо в пошті є посилання, це ще не означає, що по ним треба переходити. Якщо тема вас цікавить, позначте лист, запишіть собі в план прочитати цікавий матеріал або статтю. Однак це має бути окрема справа. До розбору пошти воно не має ніякого відношення.
• Підвищити ефективність при роботі з поштою допомагає створення шаблонних листів і комерційних пропозицій. Подбайте про те, щоб вони були в швидкому доступі. Тоді ви просто скопіювали їх і вставите, а не надасте перевагу написати заново, тому що "поняття не маєте, де шукати".

Див. також

• План роботи на день
• Ранкова перевірка електронної пошти