Як оформити службовий лист
категорія Faq
Відео: Як написати діловий лист
Службовий лист - це загальноприйнятий спосіб інформування сторонніх організацій за допомогою поштового повідомлення. Його використовують при необхідності мати письмове підтвердження про передачу партнеру важливої інформації або при неможливості використання інших видів зв`язку. Цей документ має безліч різновидів, але є загальні правила, які необхідно враховувати при оформленні такого листа.
Вам знадобиться
- Фірмовий бланк для листів.
Інструкція
1
Для початку візьміть бланк вашої організації, спеціально призначений для таких листів. Головна його відмінність від стандартного фірмового бланка - наявність поштових реквізитів поряд з банківськими. Якщо такого немає на вашому підприємстві, підготуйте власний його варіант. Тут розмістіть логотип і вкажіть назву організації, банківські реквізити, поштова адреса, телефони, факс і електронну пошту для зв`язку.
2
У правому верхньому куті вкажіть адресата листа (найменування підприємства, поштову адресу, посаду, ПІБ керівника). Якщо лист адресовано декільком організаціям, їх адреси розташовують один за іншим, але не більше чотирьох поспіль і без вказівки керівників. Тепер переходите безпосередньо до тексту листа, оскільки в цьому документі не пишуть його назву (на відміну від актів, службових записок і т.д.). Замість цього ви можете вказати коротко тему листа, суть вашого звернення - "про затримку оплати", "про зміну термінів" і т.п.
3
Текст листа повинен бути витриманий в діловому стилі. Суть викладіть по можливості коротко і точно, щоб уникнути різночитань при передачі важливої інформації. Один лист має стосуватися одного питання. Не намагайтеся в одному листі вирішити всі проблеми, що виникли між вами і партнером. Кожна повинна розглядатися окремо, оскільки тут можуть бути різні виконавці і, крім того, це може бути важливим при виникненні суперечок, які потребують вирішення в суді. Відповідно, і обсяг листи найкраще не виводити за межі однієї сторінки.
4
У заключній частині перерахуйте всі додаткові документи в розділі "додатки". Залиште місце для підпису керівника і розшифруйте в дужках його підпис (прізвище, ініціали). Обов`язково вкажіть ПІБ виконавця і службовий телефон для зв`язку. Підпишіть оригінал документа у керівника і зареєструйте лист у секретаря організації в якості вихідного документа.
Зверніть увагу
Службовий лист, на відміну від службової записки, складається виключно для спілкування зі сторонніми організаціями, структурними підрозділами або приватними особами. Тому оформлення і стиль викладу інформації мають тут важливі особливості.
Корисна порада
Пам`ятайте, що службовий лист завжди складається у двох примірниках. Перший з них друкується на фірмовому бланку для листів і підписується керівником, а другий на чистому аркуші паперу і завіряється секретарем підприємства.