Особистий канбан: щоб працювати ефективно - треба побачити всі свої справи

• Що таке особистий Канбан
• Два основних правила особистого КАНБАН:
• Починаємо працювати ефективно за допомогою особистого КАНБАН
• Програми та онлайн-сервіси для реалізації особистого КАНБАН
• Вбудовуємо Канбан в налагоджену систему продуктивної роботи

Один з основних принципів продуктивної роботи: постійно тримати перед очима список справ, розставлених за ступенем важливості. Так ви позбавлені шансу зануритися на півдня в роздуми: "Чим би зайнятися далі".

Для реалізації цього принципу придумано безліч систем. Деякі з них дуже складні, а інші - гранично прості. Кожен підбирає систему під себе. І сьогодні я розповім про одну з них. Називається вона Канбан, а якщо бути точним - особистий Канбан.

Що таке особистий Канбан

Особистий Канбан це дуже проста система продуктивної роботи і управління списком справ. Побудована вона на двох правилах і призначена для візуалів. Всі ваші справи розташовуються на одній площині, розставлені по пріоритету і ступеня завершеності. Перевагою КАНБАН є висока гнучкість, його завжди можна підігнати під себе, під свій стиль роботи, під свої завдання.

Як і безліч інших систем підвищення продуктивності, Канбан допомагає "вивантажити" завдання з голови, залишивши в ній тільки одну (або декілька), актуальних в даний момент. Ця система народилася на виробництві, де ступінь пріоритету тієї чи іншої роботи залежить від поставок.

Особистий Канбан з`явився завдяки Джиму Бенсону і Тонайану Демар Баррі. Вони запропонували використовувати цю систему для підвищення продуктивності окремої людини. У 2011 році побачила світ їхня книга "Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life". Основні принципи КАНБАН використовувалися і раніше. Але автори книги все впорядкували і дали конкретну методику, яка реально допомагає людям, завантаженим величезною кількістю завдань.

Два основних правила особистого КАНБАН:

1. Візуалізуй свою роботу. У нас повинна бути можливість побачити обсяг і характер роботи в будь-який момент часу. Побачити, що слід робити на наступному етапі, отримати наочну підказку про ступінь важливості і завершеності справ. У нас також повинна бути можливість швидко і зручно змінювати положення завдань в загальній системі.
2. Огранивать кількість завдань, які виконуються зараз. Тобто, кількість речей, з якими ви працюєте в кожну одиницю часу має бути мінімальним. По-перше, так легше візуально уявити коло поточних робіт, а значить - ви будете більш ефективно контролювати хід їх виконання. По-друге, це зменшує ймовірність переходу в режим багатозадачності з подальшим вигоранням. Якщо ви навчитеся керувати своєю навантаженням, то навчитеся і говорити "немає" без шкоди для своєї кар`єри.

Існують різні варіанти реалізації особистого КАНБАН на практиці. Можна використовувати складні програми та веб-інструменти, стікери або блокнот. З цього приводу немає ніяких офіційних рекомендацій (звичайно, якщо ви не почнете точно копіювати техніки з книги Бенсона і Демар Баррі).

Починаємо працювати ефективно за допомогою особистого КАНБАН

Тут немає нічого складного. Все що нам треба - це якась площа (в фізичному світі або віртуальному), на якій буде розміщений список справ. Але розташовувати справи слід за певним принципом. У найпростішому випадку, площа поділяється на три колонки:

1. Відкладене і заплановане;
2. Яке Виконує;
3. Виконане.

В "виконується" розташовуються ті справи, з якими ми працюємо зараз або плануємо зайнятися в найближчій перспективі. В ідеалі, ніж важливіше справу - тим вище воно повинно розташовуватися в колонці. Так з одного погляду стає ясно - за що братися зараз.

У колонці "Відкладене / Заплановане" знаходяться всі справи, з якими ми зараз не працюємо, але за які все-таки доведеться взятися.

колонка "виконано" може здатися необов`язковою. Але вона мотивує нас, показуючи, яка величезна робота пророблена (або натякаючи на те, що за цілий день не зроблено жодного важливого справи).

Ось і все, мабуть. Можна прямо зараз впроваджувати особистий Канбан в свій робочий процес.

Нам ідеально підійде біла дошка для маркерів. Розділимо дошку на три колонки і розкидаємо по ним свої завдання. Коли завдання переходить з одного стовпчика в інший - ми стираємо її і записуємо заново в новому місці.

Але зручніше для запису справ використовувати паперові стікери (по одному стікер на кожну задачу). Так легше переміщати їх по горизонталі і вертикалі. Пріоритет можна задавати за допомогою стікерів різних кольорів. Наприклад, зелений - низький пріоритет, жовтий - середній, червоний - високий.

Поглянувши на таку дошку, ви відразу згадаєте, що варто займатися в даний момент, і які завдання "горять". Коли середня колонка очиститься або в ній залишаться справи, які чекають на реакцію від інших людей, можна приступити до її наповнення завданнями з розділу "Відкладено / Заплановано".

Відео: управління 3.0

Не забувайте про другий принципі, вимагає обмежити кількість завдань, над якими ви працюєте одночасно. Не варто нехтувати ним. Якщо будете наповнювати середню колонку завданнями, які не звільняючи її, то дуже скоро тягар турбот придавить вас.

Бенсон і Демар Баррі наполягають на мінімально можливій кількості поточних справ. Залежно від характеру своєї роботи, встановіть свій граничний ліміт на одночасне кількість завдань в колонці "Яке Виконує".

Варто також обмежити кількість завдань у всьому Канабане. Нехай нова і фонової робота почекає в стосі "вхідне". Канбан тим ефективніше, чим менше позицій в ньому міститься.

Програми та онлайн-сервіси для реалізації особистого КАНБАН

Якщо у вас немає можливості повісити на робочому місці дошку для візуалізації завдань або ви не працюєте на одному місці, то не все втрачено. Існують інші реалізації канбан, серед яких ви напевно зустрінете знайомі імена. Ось кілька додатків і інтернет-сервісів, які прийдуть нам на допомогу:

• Trello: Цей набирає популярність сервіс для організації роботи та зберігання записів спочатку побудований на Канбан-подібній системі. Багато людей використовує його для GTD, але для індивідуального КАНБАН він підходить не гірше. Все що нам треба зробити - створити окрему дошку з відповідними колонками. У Trello ви можете підвищити ефективність КАНБАН, використовуючи календар з нагадуваннями і кольорові мітки.
• KanbanFlow: Ця програма дуже схоже на Trello, але ще більше "заточене" під Канбан. Тут є додаткова колонка "сьогодні" (Today). З її допомогою ми відокремлюємо завдання, які знаходяться в стадії реалізації, від тих, над якими працюємо прямо зараз. Особисто я вважаю це непотрібним ускладненням. У KanbanFlow до кожного завдання ми можемо додавати замітки і нагадування, обмежувати кількість справ, що перебувають в роботі, і взаємодіяти з іншими. У KanbanFlow є також таймер Pomodoro - ще один інструмент, який допомагає зосередитися на роботі. Сайт добре оптимізований для мобільних пристроїв - для роботи з ним не треба встановлювати ніякі додаткові програми.
• Evernote (З доповненням Kanbanote): Evernote сам по собі не дуже хороший засіб для впровадження канбан. Тут неможливо організувати візуальне відображення всього обсягу роботи. Але це можна поправити. Скористаємося Kanbanote, який зробить списки в Evernote більш наочними. Він додасть три колонки: Відкладене, Яке Виконує, Виконане. Тут навіть є додаток для Android, що полегшує використання системи рухливими людьми.

Звичайно, ніхто не змушує вас використовувати Evernote для Канбан. Але якщо ви активно використовуєте його для організації своєї інформації, то перетворення даного сервісу в систему продуктивної роботи цілком обгрунтовано.

Вбудовуємо Канбан в налагоджену систему продуктивної роботи

Особистий Канбан досить простий і гнучкий. Його можна реалізувати на стіні або дошці, в локальній програмі або інтернет-сервісі, в блокноті або на аркуші паперу. А можна пристосувати його під раніше запроваджену систему продуктивної роботи.

Сильною стороною КАНБАН є можливість використання разом з іншими методами підвищення продуктивності. Якщо ви покладаєтеся на GTD, Pomodoro або матрицю Ейзенхауера, то можете інтегрувати в них особистий Канбан.

В принципі, Канбан можна поєднати з будь-якою системою, заснованої на списках справ. Ви можете об`єднати свій метод з Канбаном і спробувати - чи підходить вам такий гібрид. При цьому не доведеться відмовлятися від улюблених інструментів і щось перебудовувати в своїй роботі.

Подивіться на свої списки завдань. У них ви, напевно, знайдете ті справи, які виконуються прямо зараз, завершення і заплановані завдання. Залишилося тільки розставити їх в три колонки. Тут все дуже просто, але цей метод працює!